Ein Handwerksbetrieb auf der Baustelle. Ein Autohaus mit vollem Terminkalender. Eine Hausverwaltung, bei der drei Mieteranliegen gleichzeitig eingehen. Was diese Betriebe verbindet: Das Telefon klingelt genau dann, wenn niemand Zeit hat, ranzugehen — und ein Anrufbeantworter löst das nicht. Wer eine Nachricht hinterlassen soll, legt meistens auf und ruft den nächsten Anbieter an.
Rufkontor ist ein KI-gestützter Telefonassistent, der Anrufe entgegennimmt, wenn im Betrieb niemand ans Telefon kann. Er nimmt Anliegen strukturiert auf, sortiert sie nach den Kategorien des jeweiligen Betriebs und meldet jeden Anruf zuverlässig zurück — per E-Mail direkt nach dem Gespräch oder als gebündelte Tagesübersicht, je nachdem, was besser in den Alltag passt.
Ein Beispieltag bei einem Fahrzeughändler zeigt, wie granular das läuft: ein HU-Termin mit Klimacheck wird vorgeschlagen und für den Rückruf vorgemerkt, eine Verkaufsanfrage für einen Gebrauchtwagen wird als Lead vorsortiert, eine Ersatzteilanfrage weitergeleitet, eine Sonderanfrage zur Fahrzeugvermietung markiert. Auch kniffligere Situationen sind eingeplant: zwei Anliegen in einem Anruf, ein Anrufer, der auf Festpreise drängt, eine unterdrückte Nummer, ein schwierig zu buchstabierender Name.
Rufkontor ersetzt kein Verkaufsgespräch und keine fachliche Beratung am Telefon. Bei Preisfragen verweist der Assistent an den Verkauf, statt selbst zu verhandeln. Und bei Gastronomiebetrieben gilt aktuell: Rufkontor nimmt Reservierungswünsche entgegen und hält sie für den Rückruf fest — eine direkte, automatische Buchung ins Reservierungssystem ist ein Modul, das sich gerade in Vorbereitung befindet, noch nicht Teil des laufenden Betriebs.
Keine neue Technik nötig. Die bestehende Rufnummer bleibt, sie wird per Rufumleitung an Rufkontor weitergegeben — reversibel jederzeit, Umleitung aus heißt alles wie vorher. Der Ablauf:
Wichtig: Rufkontor ist kein Selbstbedienungs-Baukasten. Die Einrichtung übernimmt das Team persönlich, abgestimmt auf Sprache, Ton und Abläufe des jeweiligen Betriebs.
Alle Daten werden in der AWS-Region Frankfurt verarbeitet und gespeichert — nicht in den USA. Jeder Kunde bekommt eine eigene, getrennte Cloud-Umgebung statt eines gemeinsamen Datentopfs mit anderen Firmen. Anrufer erfahren transparent, dass sie mit einer digitalen Assistenz sprechen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört selbstverständlich dazu, und beim Vertragsende wird die komplette Umgebung gelöscht.
Rufkontor ist im Einsatz für Handel, Handwerk, Dienstleister, Selbstständige, Gastronomie, Hausverwaltungen, Terminbetriebe und Reisebüros — branchenübergreifend für den deutschen Mittelstand, nicht auf eine einzelne Branche zugeschnitten. Passend ist es für Betriebe, bei denen während der eigentlichen Arbeit regelmäßig niemand ans Telefon kann.
Der Einstiegstarif liegt bei 99 € im Monat zzgl. einmaliger Einrichtung von 250 €, inklusive 200 Gesprächsminuten, eigener Rufnummer und E-Mail-Benachrichtigung pro Anruf. Größere Pakete mit mehr Minuten, Kalenderbuchung oder individueller Systemanbindung werden im Erstgespräch auf den jeweiligen Betrieb zugeschnitten.
Rufkontor wird von seinem eigenen Gründerteam entwickelt und betreut — keine Ticket-Warteschlange, keine anonyme Hotline. Einrichtung, Anpassungen und Support kommen direkt von den Leuten, die das Produkt bauen.
Nagaloka Design wurde auf dem Grundsatz gebaut, anders zu arbeiten, als große Agenturen. Wir pflegen ehrliche und wertschätzende Beziehungen mit unseren Kunden und stecken unser volles Herzblut in jedes Projekt. Wir hören zu und liefern, statt nur zu versprechen. Wie dürfen wir dich unterstützen?
Miriam Boerner
Founder & Creative Director
